各乡镇政府，县直各单位：

《泾县人民政府办公室会务管理实施细则》业经县政府同意，现印发给你们，请遵照执行。

                               2023年10月14日

泾县人民政府办公室会务管理实施细则

为进一步规范县政府会议管理服务工作，提高会议质量和会议效率，依据《泾县人民政府工作规则》《泾县人民政府会议制度》，特制定本实施细则。

一、适用范围

本办法适用于县政府办公室牵头承办的各类政府系统综合性会议、专题性会议和电视电话会议等。主要有：县政府全体会议、县政府常务会议、县政府党组会议、县政府党组理论中心组学习会议、县长工作例会、县长专题会议和县长办公会议，以及其他政府系统工作会议。

二、基本原则

县政府会议始终坚持严格审批、精简规范、优化整合、务实高效的原则，积极推行“无纸化”办会，切实做到以会风改作风、促政风。

三、职责分工

（一）县政府全体会议、县政府常务会议、县政府党组会议、县政府党组理论中心组学习会议、县长工作例会、县长专题会议组织工作，由县政府办公室秘书科牵头承办，相关科室做好配合。

（二）县长办公会议组织工作，由县政府办公室联系负责同志牵头，联系工作人员统筹协调，主办的乡镇、县直单位具体承办。

（三）以县政府名义召开的部门业务型、行业型专题会议组织工作，由县政府办公室联系工作人员统筹协调，相关业务主管部门具体承办。

（四）上级政府及职能部门召开的电视电话会议组织工作，根据会议主题，由县政府办公室联系工作人员统筹协调，相关业务主管部门具体承办。

（五）县政府负责同志主持召开的其他会议组织工作，由县政府办公室联系负责同志牵头，联系工作人员统筹协调，有关乡镇、县直单位具体承办。

四、流程管理

（一）县政府全体会议、县政府党组会议、县政府党组理论中心组学习会议、县长工作例会

1.总体安排。县政府办公室秘书科明确会务总牵头人，统筹协调各项会务工作；由会务总牵头人根据安排，指定当次会务负责人具体承办会务工作，秘书科及有关科室成员参与会务工作。

2.会前准备

（1）会议议题。由县政府县长、副县长提出，或由县政府办公室秘书科根据工作安排和议题主办单位申报情况提出议题建议，办公室会务总牵头人负责拟制会议方案（包含会议时间、地点、议题、出席人员、列席人员、有关要求等），经分管会务副主任、主任审阅后，呈县长审定。

（2）会议通知。由县政府办公室秘书科根据县长审定的会议方案，拟制会议通知，按程序提请主任签发；由文电科负责分发会议通知和议题材料。

（3）会议材料。会议相关材料由县政府办公室秘书科统筹，其中会议主持词、领导讲话由秘书科负责，报分管会务副主任审核；议题汇报材料由办公室相关承办科室或承办单位负责，报办公室联系工作人员、联系负责同志审核。

3.会中管理

由县政府办公室秘书科负责，会务总牵头人统筹，做好会议期间管理。

（1）会场准备。要做到会场干净整洁、席卡摆放整齐、会标准确恰当、设备启用到位。

（2）会场管理。

① 由县政府办公室会务总牵头人指定专人负责，汇总请假报备情况，落实参会人员名单。

②根据需要，县政府办公室相关会务人员分外场、内场两组。外场组负责引导侯会人员在指定等候室集中候会；提前20分钟提醒侯会人员做好参会准备；维护场外秩序。内场组负责及时更换席卡、引导参会人员有序就坐；提供茶水或其他必要服务；及时调整会议会标、电子屏幕、空调等设备；根据需要播放视频、音频；维护会场秩序；做好会场转换衔接。

（3）会议记录。由县政府办公室秘书科明确专人负责，按照规范格式做好会议记录。

4.会后整理

（1）会场整理。由县政府办公室当次会务负责人负责，组织会务人员会后及时整理回收席卡、电脑（平板）、相关会议材料等物品；关闭电视屏幕、空调、电灯、会标等设施设备电源；摆放整齐会议桌、椅等用具；离场关门、关窗。

（2）资料整理。由县政府办公室会务总牵头人负责，相关责任人员配合，及时整理会议资料交文电科存档。包括会议通知、会议纪要（领导审签稿和印发稿）、会议记录、有关文件材料、参会人员名单、会议签到单及视频、音频资料等。

（3）会议纪要。需制发会议纪要的，由县政府办公室相应会议记录人员负责起草会议纪要，于会议召开后1个工作日内报分管副主任、主任审核，3个工作日内呈县长签发。

（二）县政府常务会议、县长专题会议

1.总体安排。县政府办公室秘书科明确会务总牵头人，统筹协调会务各项工作；由会务总牵头人指定当次会务负责人承办会务工作，秘书科及有关科室成员参与会务工作。

2、会前准备

（1）会议议题

①议题收集。县政府办公室秘书科负责议题收集工作。主办的乡镇政府或县直单位，经充分沟通协调、达成一致意见后，按规定填写《泾县人民政府会议议题申报单》（详见附件1），对照县政府会议议题送审材料清单（详见附件2），逐项准备议题相关材料，向县政府办公室申报会议议题。

②议题审核。县政府办公室联系工作人员负责，对主办单位申报的议题材料进行初审，联系负责同志复审，报县政府分管副县长审核后，由办公室会务总牵头人汇总整理，拟制会议方案（包含会议时间、地点、议题、出席人员、列席人员、有关要求等），经分管会务副主任、主任审阅后，呈县长审定。

——议题要求。拟上会议题须程序规范、要件完备，不符合要求的，及时退回修改。议题送审材料一经县政府县长审定，原则上不得修改；确需修改的，须按程序重新送审。议题材料重点审核：主办单位向县长专题汇报请示情况；主办单位党组会议或行政办公会议审议情况；合法合规性审查、社会风险评估、公平竞争审查情况；征求意见情况。

——固定议题。认真落实县政府常务会议定期听取县营商环境一级指标情况汇报制度，由县政府办公室民生和营商环境工作监督科负责安排；由秘书科负责会同县直有关单位，结合上级要求和我县工作实际，制定《县政府常务会议定期学习研究事项清单》（详见附件3），做好相关议题上会衔接工作，并根据需要定期动态调整。

（2）会议通知

①由县政府办公室会务总牵头人负责根据县长审定的会议方案，拟制会议通知，按程序提请主任签发。

②由县政府办公室文电科负责，分发会议通知和议题材料。

③由县政府办公室秘书科负责，通知县政府负责同志参加会议；邀请县人大常委会、县政协负责同志，县人武部主官列席会议；邀请县司法局主要负责同志、县政府法律顾问列席会议；通知县融媒体中心做好会议宣传报道。

（3）会议材料。会议相关材料由县政府办公室秘书科统筹，其中会议主持词、领导讲话由秘书科专人负责，报分管会务副主任审核；议题汇报材料由办公室相关承办科室或承办单位负责，报联系工作人员、联系负责同志、分管会务副主任审核。

3.会中管理

由县政府办公室秘书科负责，会务总牵头人统筹，做好会议期间管理。

（1）会场准备

由县政府办公室当次会务负责人牵头，统筹安排会场各项准备工作，重点做好以下事项：

①确保会场干净整洁、温度适宜。

②摆放整齐会议席卡。

③制作电子会标。

④准备音响视频设备。

⑤准备电子会务系统。

⑥发放会议材料。

（2）会场管理

①县政府办公室会务总牵头人指定专人负责，汇总请假报备情况，落实参会人员名单。

②根据需要，县政府办公室相关会务人员分外场、内场两组。外场组负责引导侯会人员在指定等候室集中候会；提前20分钟提醒侯会人员做好参会准备；维护场外秩序。内场组负责及时更换席卡、引导参会人员有序就坐；提供茶水或其他必要服务；及时调整会议会标、电子屏幕、空调等设备；根据需要播放视频、音频；维护会场秩序；做好会场转换衔接。

（3）会议记录。由县政府办公室秘书科指定专人负责，按照规范格式做好会议记录。

4.会后整理

（1）会场整理。由县政府办公室当次会务负责人负责，组织会务人员会后及时整理回收席卡、电脑（平板）、相关会议材料等物品；关闭电视屏幕、空调、电灯、会标等设施设备电源；摆放整齐会议桌、椅等用具；离场关门、关窗。

（2）资料整理。由县政府办公室会务总牵头人统筹，相关责任人员配合，及时整理会议资料交文电科存档。包括会议通知、会议纪要（领导审签稿和印发稿）、会议记录、有关文件材料、参会人员名单、会议签到单及视频、音频资料等。

（3）会议纪要。需制发会议纪要的，由县政府办公室相应会议记录人员负责起草会议纪要，于会议召开后1个工作日内报办公室分管副主任、主任审核，3个工作日内报县长签发。

（三）县长办公会议

1.总体安排。由县政府办公室联系负责同志牵头，联系工作人员统筹协调，主办的乡镇政府或县直单位具体承办。

2.会前准备

（1）会议议题。主办的乡镇政府或县直单位，经充分沟通协调、达成一致意见后，按程序提出议题建议，拟制会议方案（包含会议时间、地点、议题、出席人员、列席人员、有关要求等），经县政府办公室联系工作人员、联系负责同志审核后，报县政府负责同志审定，呈县长批准授权（详见附件4）。

（2）会议通知。由主办的乡镇政府或县直单位负责根据审定的会议方案，拟制会议通知，经县政府办公室联系工作人员、联系负责同志审核后，报县政府负责同志审签。由主办的乡镇政府或县直单位负责分发会议通知和议题材料。

（3）会议材料。会议相关材料由县政府办公室秘书科统筹，会议主持词、领导讲话由联系工作人员负责，报联系负责同志审核；议题汇报材料由主办的乡镇政府或县直单位负责，报县政府办公室联系工作人员、联系负责同志审核。

3.会中管理

（1）会场准备。由县政府办公室联系工作人员负责，做到会场干净整洁、席卡摆放整齐、会标准确恰当、设备启用到位。

（2）会场管理。由县政府办公室联系工作人员统筹协调，主办的乡镇政府或县直单位负责，汇总请假报备情况，落实参会人员，做好会议签到、会场秩序维护、会议材料分发等各项服务管理工作。

（3）会议记录。由主办的乡镇政府或县直单位具体负责，县政府办公室联系工作人员审核把关，按照规范格式做好会议记录。

4.会后整理

（1）会场整理。由主办的乡镇政府或县直单位负责，会后及时整理会场。

（2）资料整理。由主办的乡镇政府或县直单位负责，整理会议资料交文电科存档，包括议题审批单、会议通知、会议纪要（领导审签稿和印发稿）、会议记录、有关文件材料、参会人员名单、会议签到单及视频、音频资料等，经县政府办公室联系工作人员审核后，按程序送文电科归档。

（3）会议纪要。由县政府办公室联系工作人员负责起草会议纪要，经联系负责同志审核后，3个工作日内报主持召开会议的县政府负责同志签发，涉及重大事项报县长审定。签发时，应附授权审批单、会议材料、会议记录等附件。

（四）其他政府系统工作会议（包括以县政府名义召开的部门业务型、行业型专题会议；上级政府及职能部门召开的电视电话会议；县政府负责同志主持召开的其他会议）

1.总体安排。根据会议主题，由县政府办公室秘书科统筹协调，相关业务主管部门或乡镇具体承办。

2.会前准备

（1）会议通知。由具体承办会议的县直单位或乡镇负责拟制会议方案（包含会议时间、地点、议题、出席人员、列席人员、有关要求等），经县政府办公室联系工作人员、联系负责同志审核后，报县政府负责同志审签。由具体承办会议的县直单位或乡镇负责分发会议通知、会议材料。

（2）会议材料。由具体承办会议的县直单位或乡镇负责准备主持词、领导讲话及学习贯彻、通报汇报等会议材料，县政府办公室联系工作人员、联系负责同志审核。

3.会中管理

（1）会场准备。由具体承办会议的县直单位或乡镇负责，做到会场干净整洁、席卡摆放整齐、会标准确恰当、设备启用到位。

（2）会场管理。由县政府办公室联系工作人员统筹协调，具体承办会议的县直单位或乡镇负责，汇总请假报备情况，落实参会人员，做好会议签到、会场秩序维护、会议材料分发等各项服务管理工作。

（3）会议记录。由具体承办会议的县直单位或乡镇负责，县政府办公室联系工作人员审核把关，按照规范格式做好会议记录。

4.会后整理

（1）会场整理。由具体承办会议的县直单位或乡镇负责，会后及时整理会场。

（2）资料整理。由具体承办会议的县直单位或乡镇负责，会后及时整理会议资料。重要会议资料，根据需要经县政府办公室联系工作人员审核后，按程序送文电科归档。

五、“无纸化”会议管理

（一）县政府推行“无纸化”会议，县政府相关会议一般使用电子会议系统组织会务工作。

（二）由县政府办公室文电科负责，会前通过党政机关电子公文系统将会议通知和会议材料分发至参会领导、参会单位；秘书科负责，按规定将会议材料录入电子会议系统，会上不再另行提供；涉密材料按有关保密规定执行。

（三）由县政府办公室秘书科负责管理县政府“无纸化”会议系统及会议笔记本电脑、平板电脑、录音笔等硬件设备，相关硬件设备专人专柜保管。

六、工作要求

（一）切实压实工作责任。县政府办公室秘书科要充分发挥牵头抓总作用，统筹安排落实好各项会务筹备、管理和服务工作；县政务公开办要按规定抓好相关会议信息公开工作；有关乡镇、县直单位要加强沟通、密切联系、履职尽责，形成工作合力。

（二）切实增强会议实效。严格控制以县政府名义举行的全县性会议，确需召开的须事先报县政府审批同意。严格控制会议范围，与乡镇无直接关联事项不安排乡镇列席，单个议题列席的县直单位原则上不超过10个；能合并的会议一律合并召开，准备不充分的会议一律不开。严格控制会议时长，发言简明扼要，力戒空话套话。

（三）严格执行会务纪律。会议期间，会务人员要服从会务负责人管理，原则上不得请假，不得擅离职守，有特殊情况的，须经分管会务副主任明示同意，由会务负责人协调他人代岗后，方可离场。会议结束后，会务工作人员共同完成会场整理相关工作。

七、其他事项

（一）本实施细则由县政府办公室负责解释。

（二）本实施细则自印发之日起施行。此前有关规定凡与本办法不一致的，以本实施细则为准。

附件：1.泾县人民政府会议议题申报单

2.泾县人民政府会议议题送审材料清单

3.县政府常务会议定期学习研究事项清单

4.泾县人民政府县长办公会议授权审批单

5.泾县人民政府议题汇报材料格式

附件1

泾县人民政府会议议题申报单

附件2 

泾县人民政府会议议题送审材料清单

提请县政府会议研究议题，主办单位应当按要求提供以下报审要件。

填表说明：

（一）泾县人民政府会议议题送审标签（必选）。主办单位在申报表中要将议题名称、提请会议研究的主要内容、征求意见及采纳情况、县政府分管负责同志研究意见、向县政府主要负责同志汇报情况写清楚。

（二）汇报材料（必选）。文件讨论及事项研究类议题汇报材料，应简明扼要地载明决策背景依据、起草经过、主要内容及提请会议研究事项；一般性工作汇报，应简明扼要地载明传达贯彻的上级会议活动、政策文件主要精神和我县贯彻落实情况及提请会议研究事项等。汇报材料原则上不超过2000字。

（三）征求意见情况（必选）。主办单位应主动征求相关单位意见，相关单位收到主办单位征求意见函后，在规定时间内由主要负责同志签发回复意见，主办单位对征求的意见要认真进行吸纳修改。对经主办单位主要负责同志协调后仍不能达成一致意见的，由主办单位提请县政府分管副县长组织协调，原则上协调一致后方可提请会议讨论。涉及资金、招投标（采购）方式、以县政府名义表彰奖励的事项，须分别征求县财政局、县发改委、县数据资源局、县人社局的意见。应梳理形成征求意见情况一览表，并将征求意见反馈函原件附后一并送审。

（四）合法性审查意见及采纳情况说明（必选）。除传达学习贯彻党中央、国务院，省委、省政府，市委、市政府和县委的重要指示、决定和重要会议精神及一般性工作汇报外，凡提请县政府常务会、县长专题会议研究的事项，均需县司法局进行合法性审查。主办单位应在汇报中说明合法性审查意见采纳情况，未完全采纳的，应详细说明理由和依据。

（五）公平竞争审查意见（可选）。提请会议研究事项涉及市场准入、产业发展、招商引资、招标投标、政府采购、经营行为规范、资质标准等涉及市场主体经济活动的，应提请市场监管部门开展公平竞争审查，提供公平竞争审查意见。主办单位应在汇报中说明公平竞争审查意见采纳情况，未完全采纳的，应详细说明理由和依据。

（六）部门集体研究情况（必选）。提请会议研究事项，必须经过深入调查研究和必要的评估论证，由主办单位部门党组会议或者行政办公会议审议通过，符合本规范第（九）条重大决策范畴的应当提供本单位法律顾问的书面审核意见。应将部门党组会议或者行政办公会议记录（纪要）附后一并送审。

（七）风险评估报告（可选）。事关人民群众切身利益或备受社会舆论关注，涉及宏观经济稳定、市场稳定以及重要行业领域重大政策调整的文件，要对政策内容和出台时机特别是可能产生的负面影响等，须事先进行政府决策风险评估或委托第三方机构开展评估，并采取听证会等形式听取各方面意见，经主办单位领导班子集体研究并提出倾向性意见，并报县委政法委备案。应将风险评估报告及备案表附后一并送审。

（八）上位法律法规或政策依据（可选）。提请县政府研究的重大行政决策或者行政规范性文件，应提供上位制度依据。

（九）听取公众意见情况（可选）。提请县政府会议研究的重大行政决策事项，除依法依规应当保密的外，须在报送请示前通过调查研究、听证座谈、咨询协商、网上征集等方式，广泛听取公众意见。本条所称重大行政决策事项（以下简称决策事项）包括：（1）制定有关公共服务、市场监管、社会管理、环境保护等方面的重大公共政策和措施；（2）制定经济和社会发展等方面的重要规划；（3）制定开发利用、保护重要自然资源和文化资源的重大公共政策和措施；（4）决定在本行政区域实施的重大公共建设项目；（5）决定对经济社会发展有重大影响、涉及重大公共利益或者社会公众切身利益的其他重大事项。应将相关征求意见文件及采纳情况说明附后一并送审。

（十）专家评审意见及公示结果（可选）。对专业性、技术性较强的重大决策事项，主办单位应当组织专家、专业机构进行论证评审及社会公示。应将专家评审意见及公示结果附后一并送审。

（十一）政策解读（可选）。提请会议研究行政规范性文件和重大事项、重要政策的，主办单位须事先起草相应政策解读文稿，报县政务公开办审核。应将政策解读文稿附后一并送审。

（十二）列席单位名单（必选）。议题主办单位应控制参会单位数量，上会议题广泛征求意见的前提下，县直单位原则上不超过10个。

（十三）小结讲话代拟稿（必选）。

附件3

县政府常务会议定期学习研究事项清单

备注：本清单每年年初由县政府办公室秘书科会同县直有关单位，结合上级工作要求和我县工作实际，进行更新调整。